De aanbestedingen-gekte

Het fenomeen ‘aanbesteding’ vindt meer en meer plaats. Ooit is dit vermoedelijk bedacht om vriendjespolitiek tegen te gaan en om eerlijke prijzen te krijgen voor geleverde diensten. Dan gaat het om grote opdrachten in de bouw, om de levering van partijen goederen, zoals koffiemachines, of het gaat om diensten, zoals een verhuizing van een bedrijf. Langzaam is deze aanbestedingspraktijk doorgedrongen tot de kleinste opdrachten bij lagere overheden, waarbij de tijd en energie die geïnvesteerd wordt, niet meer in verhouding staat tot wat er verdiend èn geoogst kan worden. Ook worden zzp’ers en mkb’ers tegen elkaar uitgespeeld. Ik vraag me af of aanbesteders in de gaten hebben waar ze mee bezig zijn.

Zo kreeg ik van een -niet nader te noemen- gemeente telefonisch de vraag om een offerte uit te brengen voor een communicatietraining aan een team, waarin het ging om beter omgaan met feedback. Deze gemeente kondigde dit aan als een ‘onderhandse aanbesteding’. Ze vroegen drie partijen om een offerte en vervolgens gingen ze met elke partij een uur praten, waarbij drie vertegenwoordigers van deze gemeente aanwezig zouden zijn, om te kijken of er een ‘klik’ was. Ik vroeg of het om een trainingstraject ging? Nee, het ging om een training van één dag… Drie aanbieders moesten dus een ruime halve dag investeren, om één dag werk te krijgen. Ofwel: we konden maar een halve dag hieraan verdienen. De tijd voor het maken van de offerte en gesprek werden niet vergoed. Ook verwonderde ik me over het aantal arbeidsuur dat de gemeente hierin investeerde vanuit hun medewerkers.

Overwegend dat ik het communicatietrainingswerk aan het uitbreiden ben en dat een gemeente wel eens een grotere opdrachtgever zou kunnen zijn, besloot ik het maar te doen. Er wordt steeds vaker gesproken over ‘the race to the bottom’: zzp’ers concurreren elkaar de tent uit tegen bodemprijzen die niet meer getuigen van enig zelfrespect…, maar ja, je hebt ook je vaste lasten.

De gemeente had een ‘programma van eisen’ dat bestond uit drie kantjes A4. Dat heb ik bestudeerd, vervolgens met enthousiasme voor de inhoud een trainingsprogramma uitgedacht en er een passend prijskaartje aan gehangen. Dat moest ik allemaal goed verwoorden en netjes lay-outen in een offerte; dit kostte me anderhalf uur. Vervolgens werd ik uitgenodigd voor de afspraak. Daarbij informeerde ik of mijn offerte kansrijk was, want het leek vanuit deze gemeente allemaal procedure en ik ga geen gesprekken voeren als een andere offerte al de voorkeur heeft. Mijn offerte was kansrijk, dus ik ging naar de afspraak toe.

Normaal gesproken als ik voor een opdracht wordt benaderd, voer ik een oriënterend telefoongesprek. Indien vraag en aanbod op elkaar aansluiten, maak ik een offerte. Indien akkoord ga ik soms op bezoek bij de klant om de opdracht nader voor te bespreken. Dan begint dus het betaalde werk. Een dagvoorzitterschap op een congres vereist een goed voorgesprek, bij een standaard training van een dagdeel of enkele dagdelen is dat niet nodig, dan volstaat afstemming per mail en telefoon. Als het een heel trainingstraject is, ga ik wel weer op voorgesprek. Zo’n voorgesprek is opgenomen in de offerte. Uiteraard zit er altijd een stukje onbetaald werk in ondernemerschap, wat bestaat uit verkennen, aftasten, concreet maken en een besluit nemen, waarbij je het vertrouwen krijgt van de opdrachtgever. Ik besef goed dat de opdrachtgever altijd een risico neemt. Ik bedank daarom na een opdracht ook dikwijls voor het gekregen vertrouwen.

Voor grote opdrachten ga ik wel vóór het gekregen akkoord onbetaald op voorgesprek. Dan besluit ik tijd=geld te investeren om een grote opdracht mogelijk te krijgen. Maar voor een training van één dag…? Ik bleef me verwonderen en bleef hopen op meer werk bij deze gemeente.

Aldus zat ik daar, tegenover drie mensen met een betaalde baan, inclusief vakantiegeld, pensioen, arbeidsongeschiktheidsverzekering. Ik als zzp’er, met mijn inspiratie en enthousiasme en eindeloos doorzettingsvermogen. Drie hbo-diploma’s op zak + een geheel zelf betaalde communicatie-studie van drie jaar erbij, evenals een bak ervaring, zowel in werk als levenservaring. En nooit ziek, alleen in de kerstvakantie, als toch niemand van mijn diensten gebruik maakt.

De eerste vraag was: ‘Vertel maar, waarom moeten we voor jou kiezen?’ Ik stelde voor om ons eerst aan elkaar voor te stellen. Wie waren die mensen die ik tegenover me had, met termen onder hun e-mails als ‘procesregisseur ontwikkeling’ en ‘teammanager publiekscontacten’, ‘medewerker team services’. Er ontstond daardoor een prettige sfeer van uitwisseling.

Vervolgens lichtte ik mijn idee toe, met voorbeelden van mijn aanpak getoond in mijn laptop aan de hand van hand-outs van eerdere trainingen. De essentie van de inhoud kwam duidelijk ter tafel. Ook mijn voorkeur voor de vorm van de training werd besproken, niet één dag met 17 mensen, maar liever vier dagdelen met de helft van de groep, zodat ieder individu beter aan bod zou komen. Daartoe deed ik een bedrag van mijn dagdeelprijs af, om het betaalbaar te houden.

Ik lette tijdens het gesprek op dat ik niet te veel praatte; ik kan nog wel eens meegesleept worden door mijn enthousiasme. Aan het eind slaakte ik een zucht, omdat ik mijn best had gedaan mijn energie in toom te houden.

Deze drie mensen hadden een duidelijk beeld van mijn aanpak en opzet, ze schudden mij vriendelijk de hand en iedereen ging tevreden uit elkaar. Ik vermoedde dat er niet veel mis kon gaan wat betreft het krijgen van deze opdracht, maar je weet nooit…

Het geheel, inclusief reizen, kostte mij 3,5 uur + de tijd gespendeerd aan de offerte maakte vijf uur, al meer dan een halve dag, om deze éne dag werk te krijgen…

Aan het eind van de dag kreeg ik een telefoontje dat ik het niet geworden was, mijn aanpak en opzet waren heel helder en prima, maar het leek alsof ik de opdracht niet heel erg graag wilde. Ook die zucht aan het eind…, dat wekte de indruk alsof ik er niet echt zin in had.

Kortom: mijn aanbod was vakmatig prima, maar iemand anders, die wellicht iets hoger van de tafel had geblazen tijdens het gesprek, kreeg de opdracht. Beide aanbieders waren dus goed genoeg geweest en hadden allebei op basis van vertrouwen deze opdracht –volgens de procedure die ik hierboven beschreven heb- prima kunnen doen. Waarom ons tegen elkaar uitspelen op millimeters?

De interpretatie van die zucht is allesbehalve wat zij dachten dat het was. Alles wat ik doe, doe ik uit intrinsieke motivatie. Veel wordt daarbij feitelijk onderbetaald, of ook niet betaald, omdat ik daarvoor kies, zoals bijvoorbeeld het schrijven van dit stuk.

Voor mij was dit, met al mijn diploma’s en ervaring, een beschamende ervaring, vernederend zelfs. Een collega van mij zei dat deze gemeente zich moet schamen. Ik vermoed dat deze mensen zorgvuldig willen zijn, wat prima is, en dat ze zich niet realiseren hoe het voor ons, kleine ondernemers is. Beste gemeentelijk medewerkers: dit gaat te ver, niet alleen in wat je vergt van kleine ondernemers, maar ook wat betreft de tijd = geld-investering die je als kleine overheid doet.

Dus (semi- )overheidsinstanties: krab je achter de oren en hanteer de aanbestedingen-gekte met wijsheid, wat inhoudt: alleen bij grote opdrachten.